In den Behörden sind vielfältige Aufgabenbereiche angesiedelt. Dabei müssen sich Fachbereiche wie der Immissionsschutz, das Wasser- und Abfallrecht sowie der Naturschutz und Altlasten bei der Durchführung ihrer Verfahren miteinander abstimmen, wenn es um die gegenseitigen Anhörungen als Fachbehörde oder die Durchführung von Verfahren geht. Hier greifen alle Beteiligten fachbereichsübergreifend auf Daten zurück, die für unterschiedlichste Verfahren und Vorgänge wie Ordnungswidrigkeiten und Überwachungsverfahren wichtig sind. Schnell wird dabei eine Komplexität an Daten erreicht, die eine effiziente und rechtssichere Vorgangsverwaltung erschwert. Hinzu kommt auch eine Vielzahl an Kommunikationspartnern außerhalb der Behörden, die via Internet, E-Mail, per Brief und per Fax Informationen übermitteln. Für die Behörden besteht die Herausforderung darin, die Informationen vollständig, rechtskonform und revisionssicher elektronisch zu archivieren und zu pflegen.