Der Wunsch nach Digitalisierung und einer wirtschaftlichen Arbeitsweise stellt hohe Anforderungen an eine moderne, öffentliche Verwaltung. Zusätzlich sind in den Umweltämtern vielfältige Aufgabenbereiche mit umfangreichen Inhalten, komplexen Sachverhalten und sich ständig ändernden Normen angesiedelt.
Die einzelnen Mitarbeiter der jeweiligen Fachbereiche müssen sich bei der Durchführung ihrer Verfahren miteinander abstimmen, wenn es um die gegenseitigen Anhörungen als Fachbehörde oder die Durchführung von Verfahren geht. Alle Beteiligten greifen dafür auf Datenbestände zurück, die für unterschiedlichste Verfahren und Vorgänge wichtig sind. Schnell wird dabei eine Komplexität an Daten erreicht, die eine effiziente und rechtssichere Vorgangsverwaltung erschwert.
Zudem hat jeder Fachbereich und jede Abteilung eigene Strukturen und Vorgehensweisen, die oft durch interne Unstimmigkeiten zu Fehlern führen können.
Für Behörden besteht die Aufgabenstellung insbesondere darin, alle Informationen vollständig, rechtskonform und revisionssicher zu pflegen, zu dokumentieren und auszutauschen.